Il facilite le travail collaboratif, la séparation forme/contenu, la structuration des contenus (forums, FAQ, blogs…), la gestion des permissions utilisateurs, et propose un workflow de publication. Certains gèrent aussi les versions de documents et permettent l’ajout de fonctionnalités via des plugins.

Quand il gère du contenu dynamique, on parle de système de gestion de contenu dynamique (SGCD). Exemples de CMS : WordPress, Drupal, Joomla, Wix. Il ne faut pas les confondre avec les systèmes de gestion électronique des documents (GED), orientés cycle de vie documentaire en entreprise.

Les SGC sont accessibles via une interface web, sans installation locale, et utilisent des formats lisibles (HTML, etc.). Le contenu est stocké en base de données, séparé de la présentation assurée par des gabarits et feuilles de style. L’édition est simplifiée via des interfaces WYSIWYG ou des balisages comme Markdown ou BBCode. Certains proposent l’édition « inline » sur le site visible.

Les SGC permettent de classer et retrouver l’information grâce à des outils comme les moteurs de recherche, les taxinomies, les catégories et les mots-clés. La gestion des droits utilisateurs est centralisée via des interfaces d’administration, incluant souvent des groupes, rôles, et intégration avec les annuaires d’entreprise (LDAP, Active Directory).